La gestione dei documenti amministrativi vale per il “Sistema Italia” oltre il 2% del Pil ed l' obiettivo di trasferire appena il 10% dalla carta su supporti digitali, ossia la dematerializzazione, genererebbe un risparmio annuo di 3 miliardi di €, ripetibile ogni esercizio successivo. A porre in evidenza la convenienza non solo economica, ma anche in termini di maggiore efficienza e di miglioramento dei servizi offerti ai cittadini e alle imprese, senza entrare nell’aspetto ambientale ed ecologico, è il “Libro Bianco sulla dematerializzazione della documentazione amministrativa”, voluto da Lucio Stanca, ministro per l’Innovazione e le Tecnologie, e coordinato dal prof. Pierluigi Ridolfi, presidente dello specifico Gruppo di lavoro.
Le tecnologie digitali sono una rilevante risorsa per l’efficienza e la produttività della PA. Uno Stato che costa meno e lavora meglio crea più ricchezza per il Paese. L’impulso dato dalla politica per la modernizzazione della PA attraverso nuove applicazioni tecnologiche, un quadro normativo coerente, un’organizzazione dedicata, un metodo condiviso ed una cultura diffusa dell’e-Goverment, consente oggi di realizzare quegli ingenti benefici, in termini di risparmio e di efficacia, che il passaggio del documento amministrativo dalla carta al bit ha sempre prospettato. Il progetto di dematerializzazione è collegato al più ampio impegno di razionalizzare i processi di trasformazione e modernizzazione della burocrazia italiana.
La dematerializzazione dei documenti, pur essendo solo uno dei tasselli della riprogettazione delle procedure della PA in una prospettiva digitale, è quella sulla quale è possibile realizzare interventi concreti con maggior rapidità. Del resto, oltre ad un quadro normativo sostanzialmente completo a partire dal Codice dell’Amministrazione digitale (già in vigore da anni), anche le tecnologie per la redazione, firma, protocollo informatico, trasmissione e archiviazione dei documenti informatici sono adeguate. Manca solo una significativa azione di sensibilizzazione e di formazione del personale coinvolto per realizzare la tanto auspicata ‘scomparsa della carta’.
L’analisi apre un ampio e inedito spaccato non solo sui costi attuali per la gestione tradizionale, ossia manuale, della documentazione, ma anche sui vantaggi derivanti dal passaggio alla digitalizzazione. Secondo un’indagine del CNIPA, ad esempio, nelle sole amministrazioni centrali, e senza tenere conto di settori importanti quali la giustizia dei Tribunali, sono stati prodotti circa 110 milioni di documenti, che hanno innescato 160 milioni di registrazioni di protocollo e 147 milioni di documenti archiviati. Solo per lo smistamento e il protocollo di questa montagna di carte sono state impegnate oltre 55 mila persone (tanti quanti gli abitanti di Cuneo o Agrigento), in 19 mila uffici. Il costo stimato di gestione (trasmissione, protocollo, copia e archiviazione) dei documenti della sola Pubblica amministrazione centrale (Pac) supera i 3 miliardi di €, mentre la Pubblica amministrazione locale (Pal) spende non meno di 1,5 miliardi di € l’anno.
La gestione del foglio stipendio di 1,5 milioni di dipendenti pubblici costa attualmente oltre 40 milioni di € l’anno richiedendo più di 1.100 impiegati. Compiendo una estrapolazione per tutti i 16 milioni di dipendenti italiani, pubblici e privati, il costo supera il miliardo di € l’anno. Per questo già nella Pac è in corso il graduale passaggio al cedolino on-line, che arriva sulla e-mail del dipendente: solo per la riduzione dei costi di carta e oneri di distribuzione fisica delle buste paga si avrà un risparmio di circa 27 milioni di € l’anno.
L’attuazione della dematerializzazione è un’opportunità rilevante di risparmio e di efficienza non solo per la PA, ma anche per le aziende e per i cittadini tutti riducendo il costo della carta, trasporto, conservazione e ricerca. Soltanto nella Pubblica Amministrazione Centrale la conservazione in magazzino di un solo documento costa 4 centesimi l’anno, mentre quello di ricezione, trattamento e trasmissione è di circa 15 €.
Il CNIPA è impegnato a sostenere lo sviluppo della dematerializzazione, puntando non solo ad eliminare i documenti in formato tradizionale ora esistenti negli archivi per sostituirli con registrazioni informatiche, ma anche a far sì che tutte le amministrazioni pubbliche adottino criteri che evitino o riducano enormemente la creazione di nuovi documenti su carta.
Per questo il Comitato dei Ministri per la Società dell’Informazione negli anni scorsi ha affidato al CNIPA il Progetto “@P@” con un finanziamento di 18 milioni di €, per l’avvio di condizioni abilitanti e propedeutiche sul versante normativo e infrastrutturali per la diffusione su larga scala nella PA della comunicazione elettronica (nel 2001 il 30% dei dipendenti pubblici informatizzabili aveva una e-mail, ora sono oltre il 90%); per la creazione di una task force per stimolare le iniziative idonee nella PA, nonché la selezione e il co-finanziamento di 30 progetti in 16 amministrazioni, che hanno interessato al digitalizzazione di 300 procedure, con un investimento complessivo di 50 milioni di €.
Quando tutte le iniziative co-finanziate saranno a regime, si otterrà un risparmio di oltre 150 milioni di € per anno, di cui circa la metà attribuibile agli oltre 2.600 anni/persona riutilizzabili e la rimanente metà derivante dagli oltre 75 milioni di pagine di carta di cui verrà annualmente soppressa la produzione, spedizione ed archiviazione, ottenendo anche un sensibile miglioramento della qualità del servizio derivante dall’abbattimento dei tempi delle procedure burocratiche.
Accanto alla promozione della dematerializzazione dei documenti nella PA, prosegue anche quella che coinvolge i privati. Su questo fronte, sono molto attive le Poste Italiane che stanno portando avanti progetti innovativi, a partire da quello relativo ai bollettini postali. Ogni anno ne vengono elaborati più di 600 milioni. La nuova modalità prevede che al destinatario sia inviata un’immagine informatica dell’attestazione, con la drastica riduzione dei tempi e dei costi dei controlli”. Un altro settore su cui, soprattutto nel privato, la dematerializzazione può consentire enormi benefici è quello della fatture, la cui gestione costa per ciascuna nota emessa almeno 7 € e, complessivamente, non meno 10 miliardi di € l’anno.
Tra gli strumenti che più stanno agevolando la dematerializzazione ci sono la firma digitale e la posta elettronica certificata. La prima garantisce l’autenticità e l’integrità di messaggi e documenti scambiati ed archiviati in modo informatico, al pari della firma autografa per i documenti tradizionali. Il nostro Paese con oltre 4 milioni di dispositivi distribuiti è quello che, a livello internazionale, registra la maggior diffusione della firma digitale. Non solo, ma proprio per le sue caratteristiche di interoperabilità tra i vari sistemi, il modello italiano è stato preso come esempio a livello UE. La posta elettronica certificata fornisce al mittente la documentazione elettronica, con valenza legale, che attesta l’invio e la consegna dei documenti informatici, ossia anche del contenuto.
Purtroppo persistono ancora freni psicologici e culturali all’abbandono della carta, perché della carta ci si fida, la si vede, la si tocca, oggi c’è e domani ci sarà; mentre il file informatico ha caratteristiche di quasi immaterialità. Qualcuno inoltre ha sollevato problemi di privacy, soprattutto nel settore sanitario. Ma guardando avanti, ci aspettiamo un futuro ricco di novità: i privati daranno avvio alla dematerializzazione di molti documenti; molte amministrazioni pubbliche, come il Ministero dell’Economia e Finanze con la Ragioneria Generale dello Stato in prima fila sta decisamente prendendo la leadership e fanno da battistrada. Seguiti dal Ministero degli Esteri e da quello della Giustizia.
Per i cittadini questo significa una amministrazione meno costosa, dunque più efficiente, e più rapida, ossia potenzialmente più efficace. ‘Meno carta e più informatica’ è, pertanto, il motto che ha accompagnato l’avvio del viaggio del Codice dell’Amministrazione Digitale, con il quale, anche attraverso la dematerializzazione, si rende possibile realizzare il diritto del “cittadino digitale” di corrispondere in modo informatico con le amministrazioni pubbliche e il dovere le stesse amministrazioni di interagire in modo analogo.
DARIO DE MARCHI
giornalista del settore ICT
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